Derfor kan det være fordelagtigt at optimere jeres dokumentprocesser

0 Comments

Hos mange virksomheder er der i dag øgede krav og forventninger, om at være mere resurse og tids effektive. Ikke to organisationer er ens, hvorfor motivationen og årsagerne til netop dette kan svinge. For nogle handler det om at bespare og bruge færre resurser på administration. For andre handler det om bedre og mere effektiv brug af resurser i processerne.

Uanset hvilken motivation der ligger bag jeres optimerings dagsorden, kan det være mange fordele at hente, ved at effektiviserer jeres dokumentbaserede processer.

Teknisk optimering mod nye højder

På mange arbejdspladser og i mange afdelinger bliver arbejdet udført i forskelligt omfang af manuel tunge og papirbaserede processer. En stor ulempe ved disse er, at de hurtigt kan gå hen og blive belastende for virksomheden i form af resurse- og tidsforbrug. Belastningen stiger i takt med at mængden af dokumenter stiger, hvorfor det hurtigt kan koste effektiviteten hos den ansvarlige medarbejder.

Nogle andre væsentlige problemer er, at fysiske dokumenter også typisk skal opbevares fysisk på kontoret, hvilekt forudsætter krav til plads og struktureret organisering af de pågældende dokumenter. Er dokumenter uorganiseret i form af opbevaring forskellige steder, kan det koste jer overblikket og mere tid på dokument arkivering og lokalisering.

Et hybridt problem

En tredje ulempe som der også er aktuel på mange arbejdspladser, er elektronisk dokument kommunikation. Mange virksomheder kommunikerer til dagligt med kunder, leverandører, samarbejdspartnere og andre samhandelspartnere. Kommunikationen foregår i mange tilfælde her gennem dokumenter og elektroniske systemer i form af afsendelse af fakturaer, salgsdokumenter, bilag, rapporter og mere.

Der hvor der typisk forekommer problemer her er, når den enkelte medarbejder får tilsendt forretningskristiske dokumenter fra en samhandelspartner, hvorefter vedkommende manuelt skal indtaste dokumentet i et af virksomhedens egne systemer, for eksempel, et ERP-system. Digitalisering kan være med til at frigive betydelige resurser og tid, som I kan bruge på værdiskabende funktioner, men er der ikke en ordentlig integrering af med andre forretningssystemer kan det have den modsatte effekt. Et eksempel på dette kan være Peppol og elektronisk udveksling af forretningsdokumenter.

Hvad er Peppol?

I takt med den elektroniske kommunikation har steget de seneste par år, er der kommet nye internationale netværker såsom Peppol, men hvad er Peppol og dets formål?

I bund og grund er Peppol et internationalt netværk til elektronisk udveksling af dokumenter mellem forskellige aktører. Formålet med dette netværk er at gøre det lettere for samhandelspartnere i form af købere og sælgere at udveksle kritiske dokumenter med hinanden på en effektiv måde på tværs af EU.

Netværket har en samling af fælles registre og standarder, som medvirker til en lettere kommunikation, hvilket gør sig særligt gældende for kommunikation med den offentlige sektor og myndigheder. Kommunikationen foregår her gennem nogle acces points som transmittere dokumenterne der kommunikeres via. Peppol-netværket over til modtagerens access point. Udsteder I fakturaer til den offentlige sektor, er det vigtigt at gøre, at I opdateret med Peppol.